英語上達：メールで言うべきでないこと９個

異文化コミュニケーションが避けて通れないグローバルビジネス、さらにそれを第２言語の英語で行う際には、センシティブなトピックは避けるべきと注意されます。宗教に関するトピック、政治に関する意見、セクシャルハラスメントと受け取られる可能性のある評価、オフィス内のゴシップなどは避けるべき項目と言われています。

ただ、実際には毎回天気の話をするわけにもいかないですし、政治・宗教・性などは生活に密着しているので、結局は相手をみて会話するべきで、避ければよいというわけではありません。

一方で、メールでのコミュニケーションをする際に情報量が少ないだけにトピックだけでなく、プロフェッショナルとして妥当でない英語表現やフレーズがあると英語ネイティブのグローバル企業の人事担当者から聞きました。口頭での会話と違い、転送され、長期的に保存されるメールを利用する際の注意するべき９個の表現を紹介します。

メールでは使うべきでない表現、フレーズ
英文メールでのコミュニケーション

メールでは使うべきでない表現、フレーズ

He really dropped the ball on this one.

自分の直属の上司もしくは人事部とやり取りするメール以外では、同僚について議論するべきではありません。無能だ、感情的だ、能力がないなど直接的な表現で同僚の能力を評価することは当然避けるべきです。

たとえ、dropped the ballなど能力に大きな疑問符を示すわけではない柔らかな表現であったとしても、転送されてしまうリスク、その時は良くても送った人との関係がその後悪くなり本人と共有されるという事象があるそうです。

特にネイティブでない人は、カジュアルな言い方であればいいや、と言ってネイティブにとって非常にダイレクトな表現をしてしまうことがあるので、口頭でのコミュニケーションに切り替えるべきです。

I’m feeling…

メールからは感情を排除して合理的なメッセージに集中するべきだという意見もあります。一方で、読んでもらうためには熱量・熱意を感じさせるメッセージであるべきという意見もあります。ただし、少なくとも事実をベースにしたメッセージを共有するものであり、感情を共有することを意図しているものではありません。

したがって、自分がどう感じているのか(I feel)だけを伝えるのではなく、自分の考え(I think)を伝えるべきです。どうしても感情を伝えたいのであれば、直接でもビデオ会議でも直接伝えるべきです。

Does Tuesday still work for you to return those documents to me, maybe around 3PM? No worries if not.

メールでのコミュニケーションでは、顔を合わせたこともない人と連絡することも多いため、「もし可能であれば・・」など遠慮したメッセージを送ってしまうことがあります。このような遠慮により曖昧な依頼をするよりも、クリアに依頼を伝えることのほうが効果的です。

この場合はHave you had a chance to review the documents I sent over last week? Please review and return them to me by Tuesday at 3PM so we can stay on track with our project plan.と伝えても失礼ではないですし、より明確です。相手を思いやるのであれば、曖昧にするよりも自分の依頼を明確に伝えましょう。

Here’s a copy of the project I’m working on with my team. I’d love to get your feedback.

企業内のプロジェクトはコンフィデンシャルな情報を含んでいる場合も多く、知るべき人に知らせるということを意図されています。ただし、社内外との協業・共創が一般的になる中で、プロジェクトにチーム外の専門家の知見を求めるケースが増えています。

その際に、カジュアルにドキュメントを共有してフィードバックを求めるのはプロフェッショナルとしては不適切です。相手のプロフェッションに合わせたフィードバックを求めるのであれば、具体的にインプットを依頼する部分を明確にするべきです。

This place really gets me down sometimes.

たとえ、本当につらい１日だったとしても、送付先がどれほど親しい同僚だったとしてもネガティブなことをメールでは送るべきではないとグローバルビジネスの人事担当者は考えています。

グローバル企業のマネージャーは、ネガティブな感情はチーム内にかんたんに広がってしまうもので、モチベーションの管理をむずかしくすると考えています。建設的な意見であれば評価の対象ですが、ネガティブなだけのメールが１回、２回とマネージャーの目に触れた場合、最悪の場合レイオフの対象となることがあります。そうでなくても、別室に呼ばれてなにが不満なのか聞かれて・・という双方にとって建設的ではない時間を使うこととなります。

メールでの愚痴は、疲れていることを知っている友人が善意で上司に転送することもあり、本来問題とならないことが大きな問題になってしまうという影響があるため、メールでのコミュニケーションは避けるべきです。

Apologies for the delay.

オーナーシップ、責任感を持つことは重要ですし、そのために方針転換する、間違っていた場合には謝意を示すことは必要です。ただし、あまりに簡単にいつもいつも謝ることは意味がない上に、真意が疑われる結果となります。

これは、よく言われるような欧米文化では簡単に謝るべきではないということではないそうです。２−３日メールの返信が遅れたなどちょっとしたことで謝り続けると、本当に謝らなければならない時に対応できなくなる。結果的に、必要な時に必要なことができない人としてレスペクトされなくなります。

同時に、this is just my opinion, but..や、Let me know if you disagreeなど、ソフトに見せるためだけに書く言葉も結果的にコミュニケーションを阻害することがあります。

使ってはいけないわけではないのですが、過剰に使っている自覚がある方は、利用を制限するようにしましょう。

Well done, nice work! Next time, please consider…”

まず褒める、感謝するというのは英語の文化では基本です。そして、その後に建設的な提案をするということも多いです。ただし、自分の英語表現に自信がなければ、建設的な意見であってもネガティブにとられる場合も多いことを認識して、褒める場合は褒めるだけにして、別途フィードバックのための電話会議を設定する、メールを送るなど切り替えることをすすめています。ポジティブなフィードバックをくれる人が前提に合って、建設的な意見を言い合えるということを理解しておくべきだとのことです。

As per my last email…

この表現はネイティブを含めてよく使われます。他にも、as already noted below..やas previously discussedといった表現が同じ意図に使われます。このような表現は、相手に責任を転嫁するような言い方だと受け取る人が多いそうです。攻撃的なメッセージだと受け取る人でも、自分はよく同じ言い回しを使っていることが多いそうで、悩ましいフレーズです。

リスクを理解して使うか、ちゃんと要約する・まとめるなど手間を少しかけることでスムーズな人間関係を構築できます。

Just a heads up, I’m calling in sick tomorrow.

少しわかりにくい例なのですが・・・時間管理・生産性管理を意識するグローバル企業では、病気休暇を上司命令でとったり、個人の事情で休む時に傷病休暇とする場合があります。実際に病気になっているわけではないので前日に明日は病気で休むというメッセージをプロジェクトチームに送るという例です。

ダイレクトレポートの上司や周囲の人であれば、自分がどの程度の忙しさなのか理解した上で別の理由で休むということが許容されます。他のチームや部署の人には、忙しすぎて上司が休むべきだと指示していることなど伺えないです。

このようなメールを送るのは日本人特有と言われましたが、僕はアメリカ人からも受け取ったことがあります。誤解を生むようなメールを送るべきではないという例ですね。

英文メールでのコミュニケーション

日本語でも難しいメールでのコミュニケーションを、英語で行うのはさらに難しくなります。日本人は、Passive Aggressiveと言われる、「わかってるよね？」「当然やってるよね？」といった言外に理解を求めるコミュニケーションをメールでしてしまうことが多いと言われています。相手のことを考えて、クリアな表現をプロフェッションとしてできるようになりたいですね。