英文ライティング上達の知恵:現代的なフォーマルなメールとテンプレート

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Eメールやソーシャルメディアのコミュニケーションは比較的カジュアルになるのですが、時としてフォーマルなメールを書かなければならない時があります。とはいえ、今時のEメールでのフォーマルはとてもカジュアルなので、どこまでが良くてなにがだめなのか判断がつきにくいです。自信をもってフォーマルなメールを書くためにはテンプレートを記憶してしまいましょう。

フォーマル

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まず言い訳・・・

言い訳というわけではないのですが、会社によってフォーマルの意味はだいぶ違います。このエントリーでは僕の経験したデジタルやマーケティングのアメリカ企業から「現代的なEメール上のフォーマル」を想定しています。実際文例を見ると、こんなのフォーマルなの?と思われると思いますが、ええ・・充分フォーマルです。普段はもっと適当なやりとりだと思います。

実際に紙に印刷する場合とは違いますので注意ください。契約やプレスリリースなど本当のフォーマルは、文例も書籍もネット上にたくさん蓄積されているので、そちらを参照ください。

フォーマルなメールの書き方と避けるべきこと

フォーマルなEメールはフォーマルな英文ライティングがもとめられます。つまり、省略をせず完全な文章を書くことが求められるのですが、ざっとフォーマルとカジュアルの違いを表にしました。

フォーマルな英語カジュアルな英語
完全な文章 (主語と動詞)多くの省略(例:but why?, Example?)
略語は使わない略語は当然(例:I’m, I’d)
接続詞を使う(If, butなど)コンマだけで続ける
完全なスペルを使う単語を略す(例:BTW, ICYMI)
転換語を利用する(In additionなど)使わない
句読点を使う句読点なし
あいさつに名前をつける(Dear, Hiなど)Hey, how’s it going?など省略
最後にサインオフ(Regardsなど)Byeなど挨拶でおわる

フォーマルなEメールでよくある間違いや勘違い

フォーマルなEメールの書き方の前に、フォーマルな文章をあまり見なくなった近頃、比較的なフォーマルと思われがちなプレゼンテーションのスライドが記憶されている場合が多いようで、ネイティブでも起こりがちな勘違いというのがあるようです。いくつかピックアップしてみます。これはフォーマルな時のルールなので、普段はかえって使わない方が良いですが、同時にもしフォーマルなルールに従ったメールを受け取った場合には、フォーマルなんだよというシグナルですので、理解して真摯に対応しましょう。

キャピタル(大文字)の使い方

プレゼンテーションのスライドではすべての単語の最初の文字を大文字にする、すべて大文字にすることがあります。これはフォーマルなものではありませんので、中学英語の文法に忠実に、題名はすべての単語の先頭を大文字にする、センテンスの最初だけ大文字にする、人の名前や固有名詞の最初の文字は大文字にするとしましょう。

正しい: Write your salutation like this.

間違い: Do Not Write Salutation Like This, It Works For Title Of PowerPoint Slides.

宛先はコロンで終わる

通常メールの宛先を書く場合は”Hello team,”のようにカンマでおわると思います。フォーマルな文章では、宛先はコロンで終わります。ほぼフォーマルな文章以外では死滅しているので、忘れがちです。

正しい:Hi all:
Good afternoon:
Dear Frank:
To whom it may concern:
間違い:Hi all,
Good afternoon,
Dear Frank,
To whom it may concern,

コンマだけで文章を接続しない

接続詞なしに2つの独立した文章をコンマで接続するのは文法上間違いです。ただし、カジュアルな会話や文章では問題ありません。フォーマルな文章を書く場合には、正しい文法で書くことが必要です。

正しい:We apologise for you confusion. The previous mail sent by operational error.
 We apologise for your confusion; the previous mail sent by operational error.
 間違い: We apologise for your confusion, the previous mail sent by operational error.

引用の場合はコーテーション内に句読点を置く

フォーマルな文章では、誰がなにを行ったのか明確に指し示す必要が多いため、引用を使う頻度も多いと思います。多くの場合は、コーテーションマーク内に句読点を置くのが正解です。例外はセミコロン、コロン、ダッシュの場合です。

正しい: “This is correct use of punctuation.”

間違い: “This is not right way for punctuation in quote”.

前置きはいらないので削除する

日本人はソフトな言い方が好きなので、ふんわりとした意味をもたせるような言葉を冒頭につけるのが好きです。僕も正直多くの場合、書いています。ダイレクトにもの言いをすると言われるアメリカ人も、内容はダイレクトに書くけどその前にプロテクションとしてふわっとした言葉を書くという人が多いような気がします。

このようなセンテンスは、フォーマルな文章では削除することを薦められました。そもそもある程度攻撃的や強制的な意図でしかフォーマルな文章が使われない現代に、わざわざふんわりした言葉をいれるのは、無駄だし、理解しにくくなるとのことです。

I am wiring to tell you that I believe it is not right to use this phrase in formal email.

代表的な意味のない前置き

I am writing to…

I wanted to ask you…

I wanted to let you know…

I am reaching out to…

The reason for my email is…

The purpose of this email is to…

I hope it does not sounds offend you….

逆に普段の会話では、しつこくない程度に使っていきたいですね。ネイティブがやんわりとした感覚を受けるというのですから、日本語では、すべての文章や表現にこの手の言葉が付いているようなものですから・・。

Becauseをつける

フォーマルなEメールはなんらかのアクションや合意を強く依頼するものです。そして、becauseもしくはそれに類する「説得力のある」単語があることで、アクションをとってもらえる確率は大きく上がります。

有名な心理学の実験があります。コピー機やプリンターに長い列ができている時に、割り込むという実験です。たいした理由でなくても、Becauseがあるだけで大きく結果が変わるという結果になっています。

お願いで言った言葉優先してもらった確率
Excuse me – I have five pages. May I use this Xerox?60%
Excuse me – I have five pages. May I use this Xerox because I’m in rush?94%
Excuse me – I have five pages. May I use this printer because I have to make some copies?93%

重要なことは3回繰り返す

フォーマルな文章は、とても関心が強い人にもまったく関係ない人にも送られます。フォーマルな文章を書く理由は、できるだけ多くの人にアクションを取ってもらいたいということなので、重要なことは何度か繰り返すことが重要です。

広告の世界には、エフェクティブ・フリークエンシー(効果的な重複回数)という言葉があり、読み手が理解し記憶するためにはある回数繰り返し接触しなければならないというものです。この法則は、Eメールでのコミュニケーションにも当てはまります。メッセージやメディアによって最適な回数は変化しますが、Eメールというメディアでは最低3回書くのが妥当です。一般的には、題名、イントロ、まとめの3箇所で触れておけば、充分伝わるか情報の存在が記憶されます。

フォーマルなEメールのテンプレート

依頼事項

全社やリーダーに依頼事項をする時のテンプレート

件名Important – Action Required {topic}
Please Read – Need Your Attention {topic}
文章構成{greetings} {name, or team}:

{pertinent context} + {reference if needed}
My request to you: {request in one sentence}

–       {Action item 1}

–       {Action item 2}

More info on {topic}..

What it involves:

{sentence to explain details of topic}
This matters because:

–       Point 1

–       Point 2

–       Point 3

{close note}

最後Best regards, Best, Thank you,

(例)SUBJECT

Please Read – Need Your Attention For New Study Release

BODY

Dear leaders:

It is exciting that we just published a new research report on our official social accounts and media in this morning. Here it is:

10 brand news findings on aging consumer in Japan

My ask to you: please send this report to your clients, also please help us spread the industry!

More information on this study:

What it involves:
Deep dive lifestyles of the retired seniors in interest, hobby, digital life and family. It taken from 100,000 samples across nation. Please find the press release in following link:
http://xyz.com/release/10-findings-aging-consumer-japan/

This matters because:

  • Show the wealth of insight we have in this market.
  • Reveal the benefit of using our proprietary tool to the industry.
  • Tell new data and surprising findings for existing accounts like most of retired seniors are adapting YouTube economy.

Thanks everyone for your corporation!

Best regards,

ええ・・・こんなのフォーマルじゃない、と思われるかと。他の文例はもう少しフォーマルにしますが、アメリカの会社で使われるEメールのレベルを考えると、丁寧でフォーマルに感じるらしいです。言語はツールですので、文化を理解した上で適応しましょう。もちろんテンプレートを使って、もっとフォーマルに書くこともできます。

人事連絡

社内や顧客に昇進・担当変更などを連絡する

件名{topic} – {who/what it affects}
文章構成{greetings} {name, or team}:

It is my pleasure to announce that {organization change, people promote, focus it affects}. Please join me in {action} {who/what it affects.}

{person}

[Who/Why/What/Where/When & a story about how this change came to be.]

{person}

[Who/Why/What/Where/When & a story about how this change came to be.]

{close note}

最後Best regards, Best, Thank you,

(例)SUBJECT

Promotions – Taichi Yoshida & Ryoko Kimisawa

BODY

Hi John, Stef:

It is my pleasure to announce Taichi Yoshida’s and Ryoko Kimisawa’s well deserved promotions to senior manager. In their new role, Taichi will be tasked with representing the voice. And Ryoko leads strategic initiative of new process implementation. Please join me in congratulation Taichi & Ryoko!

Taichi Yoshida

Recognized by his colleges as an elite deal maker by leveraged his unique blend of legal and digital marketing since he joined our company in September 2017. In addition to managing our largest accounts, he developed new accounts as strategic account to implement our new methodology.

Ryoko Kimisawa

Better known as “Kimi”, Kimi joined our company in September 2016 after successful tenure in strategic consultant at major firm. Known for empathetic and constructive approach to project management, Kimi received rave reviews from customers about her ability to generating creative solution.

With warm regards,

問題の謝罪

顧客や上司に問題の発生や解決方法を伝える

謝罪はとてもセンシティブですよね。まず気をつけるべきなのは、apologizeやsorryと言った言葉で謝罪するのは、自分が責任をとる立場にあることと、解決方法が明確である場合にのみ行うことです。解決方法が明確でない状態でフォーマルなメールで謝罪されると、問題点だけがハイライトされ次の行動が不明瞭ということは、当該問題において管理できないということだと理解される可能性が高いです。

とりあえず状況を共有しようと、フォーマルな文体で解決方法なく謝罪するEメールを送ったところ、報告を受け取った人がグローバルやリージョンなどに助けを求めてしまった。自分たちで解決できるのに話が大きくなってかえって手間がかかった。グローバルは不必要に話を大きくする、と愚痴っている方に会うことがあります。かなりの確率で自業自得です。

構成は日本語で書いている場合と同じくシンプルに、以下の5つを明確に書くことです。

  • Sorry 謝罪の言葉
  • Issue なにが起きたのか
  • Reason なぜ起きたのか
  • Solution & Status 解決方法と現状
  • Prevention 再発防止

件名{focus area of issue}
文章構成{greetings} {name, or team}:

I am {name}, {title.}

{we/team name} discovered an issue with {what} {when}. We want to first apologize for any inconveniences or problems that these issues caused you.

What it means: {negative effects}

What happened: {when, what, reason}

We are going to putting {new futures or resources} towards making sure things like this do not happen again.

Again, many apologies for the inconvenience this caused all of you. [close note]

最後Best regards, Best, Thank you,

(例)SUBJECT

Overcharge for digital media in October 2017

BODY

Dear customer:

Hello I am David Solace, the Chief Client Officer of the company X.

We discovered overcharge for your digital media investment in October 2017. We want to first apologize for any inconveniences or problems that these issues caused you.

What it means:

Monthly fee charge raised by the invoice was wrongly stated. The correct fee is 800,000 Japanese Yen besides the invoice requested 920,000.

What happened:

Our financial operating system caused miscalculation after we implemented new futures at last month. Our engineers fixed these problems quickly, but we want to share an update of what happened, how we fixed it, and what we’re doing to prevent.

Temporally currency conversion table was updated by test data to easy to review test transactions when new future implemented. However, the table was not recovered to operational table when the charging system went live.

We’re also going to be putting some of the new funding towards making sure things like this do not happen again. We’re investing in test procedure improvements to both help keep things running smoothly.

Again, many apologies for the inconvenience this caused all of you. We’ve learned a lot in this process and will keep doing our darnedest to keep things running smoothly.

Sincerely,

最初のものに比べれば、少しはまじめな文例になったでしょうか。ネット上には、優れた社内向けのアナウンスメントやCEOのレターもありますので、どこかでリストしていこうと思います。

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