Concisenessもしくはeconomy of wordsと言われる英語のライティングは、プロフェッショナルな英語において中心となる考え方になります。長く、複雑な構文は一見かっこよいですが、プロフェッショナルは簡潔な表現で伝えるべきです。では、簡潔な表現とはどのようなものなのか、定義とともに紹介します。
６つのプリンシプル
簡潔な表現のためのルールは複雑な表現を避けようという運動が盛んになるとともに発達しています。ジョージ・オーウェルの６つのプリンシプル、ソフトスキルスタジオ社の８つのルール、他にも１０のルールなどネットを検索するだけで多くの種類があります。
多くのルールの中から共通項として簡潔な表現をするためのプリンシプルを６つに整理すると、
- 量を限定すること (Limit load)
- 不要な語を削除すること (Eliminate ‘padding’)
- 能動態を使うこと (Favour active not passive forms)
- 複雑さを避けること (Avoid ‘fluff’)
- 所有格を使うこと (Use the Saxon genitive or compound noun)
- 接続詞を使うこと (Use linking structures)
の６つになります。
プロフェッショナルな英語ライティングをするためには、この６つのプリンシプルを継続的に適用することが効果的です。
簡潔な表現を行うことの利点は、簡潔な表現は読み手にクリアな理解を提供できるため、期待した行動を誘発しやすくなります。簡潔な英語ライティングでよりInfluentialなプロフェッショナルを目指しましょう。
Limit Load
| ルール | 理由 | |
|---|---|---|
| センテンス | ２行ルール もしセンテンスが２行以上になった場合には、不必要な単語を削除して２行以内にできないか検討する ＊長い組織名などが混ざっている場合は除く | リーダビリティ（読みやすさ）はセンテンスとパラグラフの長さに比例して悪化することが調査の結果判明している 簡潔で短い文章を積み重ねたほうが長く複雑な文章よりも理解しやすい 調査の結果として、２行のセンテンスと６行のパラグラフを超えると大きくリーダビリティが悪化すると示されている |
| パラグラフ | ４〜６行ルール 文字で埋め尽くされたような文章は避けるためパラグラフは４〜６行までに収める ６行以上必要な場合には一部を表や箇条書きに出来ないか検討する |
Avoid ‘Fluff’
| 複雑さを避けるテクニック | 例 |
|---|---|
| 単語で表現できるものは単語で表現する |
|
| 動詞で表現できるものは名詞ではなく動詞/動名詞を使う |
|
Eliminate ‘padding’
| Paddingなフレーズ | Padding Freeなフレーズ |
|---|---|
| ‘The recent EC directive aims to harmonise the existing legislation in Member State and also to raise the overall level of co-operation between them in order to minimise….’ | “The recent EC directive aims to harmonise existing legislation in Member States and raise co-operation between them to minimise…” (32%短縮） |
| This innovation, which is key to the development smart grids, has attracted interest from utilities in many places around the world. | This innovation, key to the development of smart grids, has attracted interest from utilities around the world. (23%短縮） |
Favour active not passive forms
| 受動態 Passive | An awareness campaign on the day-to-day aspects of health and safety has been launched by the Health and Safety Executive (HSE). It has been developed on the back of an agreement that has been madewith the Ministry for Trade and Industry. Companies, teachers and individual citizens will be provided with specific tools to address the issue across all environments and age group. |
|---|---|
| 能動態 Active | 能動態に変更することで、
The Health and Safety Executive (HES) has launched an awareness campaign on the day-to-day aspects health and safety. Developed on the back of an agreement with the Ministry for Trade and Industry, it will provide companies, teachers and individual citizens with specific tools to address the issue across all environments and age groups. |
ただし、問題点を指摘する時には意識的に受動態を使うことで、アグレッシブな非難が少なくなる。問題点を強く指摘する場合には能動態を利用する。
| 受動態 Passive | 誰が問題を起こしたのかは不明確 The issues is caused… The error is caused… |
|---|---|
| 能動態 Active | 問題を起こした相手・対象を名指し Finance team caused a issue… HR made an error… |
Use the Saxon genitive or compound noun
| 名詞による表現 | 所有格での表現 |
|---|---|
| 仰々しく長い | 簡潔で短い |
| The recent report of the Japanese government | The Japanese government’s recent report |
| The meeting of themanagement | The management meeting |
| The cuts in the budget for 2017 | The 2017 budget cuts |
Use linking structures
| 接続のタイプ | 接続詞 |
|---|---|
| Addition | also, additionally, further more |
| Contrast | but, however, nevertheless |
| Time/Order | previously, subsequently, in parallel |
| Cause and Effect | so, consequently, therefore |
| Example | e.g., for example, for instance, such as |
| Emphasise | not only… but also…, in fact, indeed, primally |
上記のような接続詞は当間のように使っていると思います。ただし、文章の中でトーンが違う接続詞を使うことは、日本語で言うと丁寧語と尊敬語とですます調が混じったような文章になってしまいます。同じトーンの接続詞を使いましょう。
| 尊敬・フォーマル | 丁寧・ニュートラル | 一般・フランク |
|---|---|---|
| Hence, Thus | Consequently, Therefore | So |
| Notwithstanding | However, Although, Despite | But |
| Subsequent to | Following | After |
簡潔な英語ライティングのために
このプリンシプルはビジネスにおいてを念頭にピックアップしてあります。環境や場合によっては妥当ではないということも意識してください。このエントリー内の例文の多くはEUのホームページからピックアップしていますが、政治・外交においてはこの言い方が正しい表現になっていることもあると思います。
その上で、簡潔な文章を書くためには、意識的に簡潔な文章にするプリンシプルを守る作業を一定期間続けましょう。手が慣れてくると、ビジネスで文章を書く際に自動的に簡潔な文書を心がけるようになります。
また、慣れてきたとしてもツールを活用するなどして、簡潔な文章のレビューを定期的に行うことをおすすめします。