スピーキング・リスニングなど英会話のスキル上達の方法はたくさんありますが、ビジネス英会はにおいては、利用する具体的なケースにそって憶えていくのが効率的です。カンファレンスコール、プレゼンテーション、人事評価など、それぞれの場面で使う定番フレーズを憶えておくと、ビジネスマン・専門家として対応できる相手として見なされます。フレーズをテンプレートとして慣れておきましょう。
カンファレンスコールで利用するフレーズ
英語でビジネスをするようになるとカンファレンスコールから逃げることはできないです。電話・スカイプ・WebEX・フェースタイムなど様々な方法があり、音声だけのときもあれば、顔が見れる場合もあれば、資料が共有される場合もあればと近くできる範囲も様々。カンファレンスコールを事例に、ビジネスですぐに使えるフレーズを紹介します。
カンファレンスコールの開始
カンファレンスコールに順番に参加していく際に必要なフレーズです。何度か参加された方は馴染みのあるフレーズだと思います。
“Are we all on?”
“Can I ask that we all state our names, please?”
“I’m here. It’s [your name] in [your city].”
“Can everybody hear me?”
内容の確認、リクエスト
カンファレンスコールは時として音が割れたり雑音が入ったりと、とてつもなく聞き取りにくい場合があります。無理するよりも確認をしましょう。また、インドやフィリピンからの参加者の特色ある発音は、馴染みがないとわからないと思います。例えば、Portは「ポルト」と聞こえますがが、ぱっと聞いてもわからない場合には、素直にスペルを聞きましょう。
“Could you speak more slowly, please?”
“Could you repeat that, please?”
“Would you mind spelling that for me, please?”
“Could you explain that in another way, please?”
“I’m afraid I didn’t get that.”
一旦退出する
長い電話会議の場合、一時的に他のコールが重なっていて退出しなければならない場合があります。たとえ同じオフィスの同僚がいるとしてもいきなり退出せずに一言断りましょう。
“[Your name] speaking. I need to leave for ten minutes. Is that okay with everyone?”
戻った場合やシステムトラブルで回線が落ちて再度ダイヤルインした時には挨拶しましょう。
“[Your name] here. I’m back on the line again.”
“[Your name] just coming back in here, thanks everyone.”
プレゼン前に自己紹介をする
プレゼンをスタートする際には、カンファレンスコールの先にいるのがよく知っている人間だとしても、声だけだとわかりにくい場合があるので一度名乗りましょう。その際には、I amよりI’mを使ったほうがフレンドリーに聞こえます。
“Welcome everybody, my name is [your name] and I am the business director of company XYZ.”
“Hi, I’m [your name] and I’m the business director of company XYZ.”
アメリカ・イギリス・日本の３カ国でのコンコールの場合は、文字通り朝と昼と夕方の時間帯から電話会議になるので、挨拶を重ねてしまうことも可能です。そして、長いプレゼンを電話で聞くのはたいへんですので、短くポイントを言うというのはいつでも歓迎されます。
“Good morning, good afternoon, good evening everybody, I’m [your name].”
“Hi everyone, I’m [your name]. I’m going to keep this brief, as I know you’re all busy people. I’m going to make this quick for you…”
テーマとトピックを共有
自己紹介後はプレゼンのトピックを共有しましょう。トピックの共有は、多くの会社で効率的な会議に必須と設定されています。
“Today I’m here to talk to you about…”
“I’m delighted to be here today to tell you about…”
“Today I would like to outline our plans for…”
大きな構成を伝えることで、in-personで落ちてしまう理解と興味関心をできるだけ維持してもらうように努めましょう。
“Firstly I’ll talk about…” or “I’ll start with some general information on…”
“Then I will look at…” or “then we’ll go over…”
“And finally we’ll look at…” or “ To conclude we’ll touch on…”
“I will be glad to answer any questions that you may have at the end of this presentation.”
プレゼンの終了
プレゼンテーションが終了したら、明確に終わったと言いましょう。言いっぱなしで沈黙が流れると進行担当が困惑します。
“Well, that brings me to the end of my presentation, thanks so much for listening.”
“It was a real pleasure being here today. thank you for attention.”
“Well that’s it from me. Thanks a lot.”
途中でプレゼン・議論に参加する
カンファレンスコールに参加している以上は、プレゼンをしない聞くだけの参加者でも、アクティブに参加していること、聞いていることをサインとして伝えることは効果的なコミュニケーションを成立する上で重要です。
たとえば、途中で進行を遮って質問をする場合は、
“Sorry, I interrupted you. You were saying…?”
“Please go on…”
“After you…”
英語がわからないのではないが、具体性がないのでイマイチ理解が及ばなりという場合は、素直に具体的に聞きましょう。
“I’m sorry, but could you speak up a little?”
“I didn’t quite hear that, sorry, can you say that again?”
“I didn’t catch that last bit. Can you say it again please?”
“Can you elaborate a little bit more?”
“We love to hear example”
このように質問なのか、疑義なのか、確認なのかなど、発言の冒頭に明確にしてシグナルを出してあげることは進行を支援します。
疑問のシグナルを出すフレーズ
“Am I to understand that…”
“Sorry, but just to clarify…”
“So, what we’re saying is…”
同意のコメントをシグナルするフレーズ
“That’s an excellent point [person’s name], I totally agree with you on that.”
“Okay, I think we are all on the same page here…”
“Yes, I get what you’re saying…”
反対意見をシグナルするフレーズ
“I’m sorry but I think you may have that slightly wrong…”
“From our perspective, it’s a little different. Let me explain.”
“Well, yes and no—can I tell you how we see it?”
交渉・ネゴシエーションで誤解のないフレーズ
英語のネゴシエーションで、日本語から翻訳した英語を伝えると、だいたい盛大に誤解されます。
| 日本語 | 日本語の意図 | 翻訳英語 | 英語での理解 |
|---|---|---|---|
| 良いアイディだとは思いますが・・ | このままのアイディアではだめ | I think it is good idea but.. | 評価してもらった！ |
| 課題感は共有できていると思いますが・・・ | このままのアイディアではだめ | I believe we have mutual understanding on the issue… | 提案は問題ない！ |
| ご説明いただいた部分はよいのでが・・・ | 説明している部分は関係ない、期待値と違う | We are fine what you’re explaining, but… | 提案を評価された！ |
英語のネゴシエーションでは誤解のない明確な言葉を利用しましょう。
“I understand that we can’t do that, but can we discuss some other alternatives?”
“I hear what you’re saying, but our bottom line is very clear on this one.”
“This is the deal breaker for us, we can’t budge.” (Budge means move, change or give up.)
次のミーティング・アクションを設定
次のミーティングやアクションを設定することは、ポジティブな方向性でミーティングを終えるというサインでもあります。忙しい人が参加している場合が多いカンファレンスコールでは、確実に次のコールを設定しましょう。
“I’d like to set up a meeting with you at your earliest convenience. When are you free?”
“Are you free to talk again next week?”
“When can we talk about this again?”
“How does 2:30 p.m. Thursday sound?”
“Does Thursday at 2:30 p.m. suit you?”
他の人から次のミーティングを提案された場合は、口頭で日付・時間を交換するのは誤解も多いので、言い直してコンファメーションをしましょう。
“Thursday at 2:30 p.m. then, that would be fine.”
“Okay, I look forward to seeing you then.”
“Thursday at 2.30 p.m. Looking forward to it, see you then.”
“Thursday at 2.30 p.m works for me.”
購買側としてベンダーとの会話で利用するフレーズ
提案する人という想定のイングリッシュプレゼンテーションのやり方を教える素材は多いのですが、購買担当としてベンダーとより良い関係や議論をしたいという場合に効果的なフレーズはあまりないということで、カンファレンスコールと同じようにプロセスに合わせてまとめてみました。
提案に感謝する
提案をされたらまずthank youといいましょう。いきなり価格の交渉や問題点の指摘をするのではなく、まず感謝を伝えるのがマナーです。
Thank you for your offer.
Thanks for responding so quickly.
Thanks for being willing to rework your original offer.
長期的な関係であることを強調
購買では長期的に安定供給されることが理想です、同時にその前提で価格交渉をする場合が多いと思います。明確に意図を伝えましょう。
As you know, we have worked together successfully for many years now.
I can offer you these conditions because of our long standing working relationship.
We would certainly like to work with you on the project in the future, but the price conditions are currently too high / not low enough / don ‘t meet our requirements.
次のステップを設定
次のステップをその場で設定するということは、ポジティブな方向で進んでいるということをシグナルします。同時に次になにして欲しいのかも明確に伝えましょう。とりあえず会うということを繰り返すと、コストの掛かる顧客と認識されかねません。
The next step will be discussed at our weekly internal meeting.
I need to go to this meeting to get the approval for this project.
We will make our final decision during the meeting.
We will decide who our preferred supplier is at that time.
After we have evaluated all offers and decided which supplier(s) we will work with, we will start the legal contract negotiations.
期日を設定する
期日の設定は重要です、自社の都合でどうしても必要という時間軸がないのであれば、先方がコンフォタブルなタイムラインを聞いて、設定してもらうのが専門家を尊重しているというサインともなります。デッドラインを設定するときにもcould you, it would be great ifなどやわらかい表現をするべきだと考えられています。ASAPなどというひどい単語を社外に使う人がいますが、横暴な顧客として嫌われます。
Could you give us an answer by next week?
How long do you think you need to create a new offer with better conditions?
Would it be possible for you to send me the new offer by (date) at the latest?
I would be grateful if you sent me the new offer next week.
フォローアップする
契約関係にある相手同士であればスケジュールに合わせますが、そうでなければ追っかけられない限りは放置するという文化もあります。いらっとしてどうなっているんだ！と怒るのでなく、そういうものだと考えて、丁寧にフォローアップしましょう。
Thank you for the insightful conversation.
I’m still waiting for your new offer. / I’ll wait for your new offer.
競合比較の実施
複数ベンダーからの調達を義務付けている場合、ロースターとなるベンダーのリストを作って関係を維持しておくことも重要です。相見積とりましたということは調達では必須の場面や表現ですよね。
Both suppliers’ product features are comparable.
Both of you meet the product document specifications with your product.
The product document specifications can be attained / completed / fulfilled by both suppliers’ products.
So we have comparable offers to consider.
価格交渉・価格調整のネゴシエーション
競合比較を実施したことを社外に伝えることも特に問題はないです。ダイレクトに実施した、その結果として目標としている金額などを伝えましょう。
競合比較を前提として伝える
Supply and demand determines the market price.
The market price is based on supply and demand.
We have contacted other suppliers on the market to see if your price is competitive.
Unfortunately, I’ve discovered that your prices are too high compared to the competition.
価格のネゴシエーションのためのフレーズ
Now I have one question, which conditions can you offer us?
Which price range are we looking at?
Our target price is xx Japanese yen, which means a reduction in your original price offer of about x per cent.
In order to meet our target price, you would need to reduce your price by …Japanese yen or … percent.
抵抗された場合には議論を終了させましょう、無駄に希望を持たせて結論を追っかけ続けられるよりも、無理なときには無理と伝えましょう。
I know that the amount of the reduction sounds very high, but do you see any way to reduce the price?
I´m afraid that you will have to reduce the price in order to be considered.
This is the last round of negotiations. We won´t do another one.
I would be grateful if you gave me your best price.
最終の提案を正式に依頼するフレーズ
I would be grateful if you checked your offer again. Could you possibly send me a new offer?
Perhaps you can’t answer this question at the moment. You can think it over, check with others in your company and get back to us with your answer.
Could you also check the license model? Could the price be reduced if we changed the license model?
Which options can you think of? Which possibilities can you think of?
契約書関連のフレーズ
最終的に契約書に落とし込まなければなりません。日本では価格と配架などをフロントラインでは議論するものの、支払い条件・期日などファイナンス側は丸投げという場合もありますが相手はそうではありません。しっかり詰めましょう。
Could you possibly check the contract conditions which I sent with the inquiry?
Due to time constraints, it would be best if you accepted the standard or suggested contract with as few changes as possible.
I recommend accepting the standard suggested contract with as few changes as possible.
I would be grateful if you could give me a statement about the contract.
ミーティング・会議をリードする
ミーティングの開始
最初に参加者の共有をしましょう、新規に参加する人がいる場合には紹介をするのが礼儀ですね。その後、アジェンダの確認です。
I would like to extend a warm welcome to…
Welcome, everybody. The aim of today’s meeting is to discuss…
ミーティング中のフレーズ
ミーティングを開始後、順番にアジェンダを処理していくためには、進行が重要です。進行のためのフレーズは決まりきっているので適宜介入しましょう。
Let’s start by…
Now everyone is here, let’s begin…
The first item on the agenda we need to discuss today is…
First, let’s talk about …
関西弁に「いっちょかみ」という言葉があり、いっちょ噛んでみるかの略らしいのですが、グローバルのでミーティングでも一言いうのが目的で満足する人もいたり、いまいちポイントの見えない会話をする人もいます。進行役は全体の理解度をみながら追加の説明を求めます。
Could you please clarify…?
Was that clear to everyone?
I will repeat for clarification…
I’m sorry, I’m not sure I understand what you mean by…
報告会というミーティングは無駄、合意形成のプロセスであるミーティングを有効活用するには合意なのか反対なのかを伝える必要があります。また、発表者が報告のみで次のアクションがない場合には、合意だけでそれで？と具体的な意見を抽出しましょう。
I feel that…
If you ask me, I think we should…
In my opinion…
How do you feel about…?
Do you agree…?
That’s a good point.
I agree with…
I’m sorry but I completely disagree.
I can see your point but I don’t see things the same way.
I can accept your terms on these conditions…
What do you think if I were to offer you this instead?
May I add something about…?
進行管理のためのブレーク
進行中のアジェンダと違う方向の議論になった場合や、個人攻撃が始まってしまった場合には、一旦整理が必要です。整理のためのフレーズも決まりきっています。
Excuse me for interrupting…
Let’s get back to….
We’re not here to discuss…
ミーティングのまとめ
結論の整理とアクションの整理が最後の仕事です。議事録の送付の仕方・次のミーティングを確認の上で終わりましょう。
Before we go, let me summarise…
To sum up the meeting, we discussed …
I think that’s it for today. Thank you all for coming.
The meeting is adjourned. Thank you for attending.
